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【Excel脱初心者】どのくらい使える?|16のExcel機能を紹介

こんにちはキノコードです。
今回はExcel作業を効率化できる16個の機能をご紹介します。
エクセルには色々な機能がありますが、厳選の16個です。
これだけ覚えておくだけでも、エクセル初心者から中級者にレベルアップできます。

例えば、会社で資料作成をする時に、Excelを利用されている方も多いと思います。
そのため、Excelの基本的な操作方法については多くの方が既にご存知のことでしょう。
ただ、100%Excelを使いこなせていると自信を持って言えますでしょうか?
Excelはある程度直感的に操作できるということもあり、各機能の細かいオプションの使い方まで理解されている方は少ない印象です。
例えばコピペ一つとっても、値、書式、数式、除算、行列の入れ替えなど様々なオプションが存在します。
こうしたオプションを状況に応じて正しく選択できることで、作業を圧倒的に効率化することができます。
また、できなかった自分にはできなかった作業ができるようになることもあると思います。

Excelは奥が深く、あまり知られていない便利な機能もたくさん存在します。
日常的に使うソフトであるからこそ、長い目で見た時にこれらの便利な機能を覚えているかいないかの差は大きいです。
今回の動画はボリュームが大きめですが、今後のあなたの社会人生活でずっと役に立つ内容になっていると思います。
次回の資料作成から早速活用いただけるよう、ぜひ一緒に手を動かしながら最後までご視聴いただければ幸いです。

なお、キノコードではExcelのレッスン以外にも、たくさんのプログラミングに関するレッスンを配信しています。
チャンネル登録がまだの方は、チャンネルがどこに行ったか分からなくならないように、是非チャンネル登録をお願いします。
それではレッスンスタートです。

データベース機能

今回は、私が特にお勧めするexcelの機能を16個紹介します
基本的なことから順を追ってお話します。
使えそうなものから取り入れて、効率的に仕事をするのに是非役立ててください。

まずは、エクセルのデータベース機能についてお話します。
みなさんはエクセルにどのようなものを入力していますか?
家計簿、売り上げ管理表、成績表…いろいろな物があると思います。
このように皆さんが作っているような、情報の集合、データのかたまりのことをデータベースと言います。
エクセルは、データベースを認識することができます。
ただし、エクセルにデータベースを認識させるには三つのルールがあります。
一つ目は、先頭の行を項目名にすることです。
このように項目名を付けることでその下に続くセルが何を意味しているものなのかを、エクセルが勝手に判別してくれます。
二つ目は、一件分のデータを一つのセルに収めることです。
二つのセルにまたがって情報を入力してしまうと、データの管理・分析ができなくなるので注意しましょう。
三つ目は、データベースの部分にそれ以外の情報をくっつけないことです。
データベースを作成した時に題名を付けたり、すぐ参考にしたいデータなどを張り付けることもあると思います。
そういう時は、セルを一つ以上空けて空白を作るとよいです。
これらの三つのルールを守ることで、エクセルのデータ機能が正しく働きます。
データを抽出したり、並べ替えたりすることができ、エクセルの力を存分に発揮できますよ。

 コピペ

次に、コピペについて説明します。
コピペは「コピー&ペースト」の略です。
一つのセルには様々な要素が詰め込まれています。
文字、数値、数式、日付などの値
書式、セルの背景色、フォントの種類、文字サイズ、セル幅などです。
これらの細かな設定をそっくりそのまま複製し、貼り付ける機能をコピペと言います。
コピペの操作方法について説明します。
まずコピーしたいセルを選択し、右クリックして「コピー」を選択。
次にペースト先のセルを選択し、右クリックして「貼り付け」を選択します。
そうすると文字を二度打つことなく、全く同じセルを二つ作ることができます。
コピペはショートカットキーを使うと素早く行うことができるので、是非活用しましょう。
ショートカットキーを使う場合、まずコピーしたいセルを選択し、Ctrl+Cを押します。
次に、ペースト先のセルを選択し、Ctrl+Vを押します。
通常、コピペをすると全ての設定がコピーされペーストされます。
エクセルのすごい所は、このコピーする対象を選択できるところです。
左上の「ホーム」タブの「貼り付け」の下にある▼(三角)をクリックすると選択肢が表示されます。
この中でも特にお勧めな選択肢を四つ、紹介しましょう。
まずは、値の貼り付けについてです。
貼り付け先の書式を壊さずに値のみをコピーし、張り付けるのに使います。
コピー元とペースト先のデザインや書式は異なるけれど値だけを張り付けたいとき、
数式ではなく計算結果の数値を張り付けたいときに使ってください。
「値の貼り付け」の操作方法について説明します。
基にするセルをコピーし、ペースト先のセルを選択します。
次に「貼り付け」オプションを開きます。
そして、「値の貼り付け」欄にある三つのボタンのうち、左の二つのどちらかを選択します。
または、Ctrl+Alt+vキーを押して「形式を選択して貼り付け」ダイアログを表示します。
ここで、値を選択して、OKボタンをクリックします。
ちなみに、「値の貼り付け」欄にあった三つのボタンですが、それぞれ意味が違います。
一番左は値のみ。
数値の表示形式やセルの文字色・背景色は貼り付け先のセルの設定になります。
真ん中は値と数値の書式のみ。
セルの文字色・背景色などの書式だけが貼り付け先のセルの設定です。
一番右は値と元の書式です。
セルの値もセルの書式も複製されます。
目的によって使い分けると便利ですよ。
次に書式貼り付けについてです。
表やセルの値は変更せず、フォントの種類や文字の色、セルの背景色、罫線などの書式のみをコピーしたいときに使います。
「書式貼り付け」の操作方法について説明します。
基にするセルをコピーし、ペースト先のセルを選択し、「貼り付け」オプションを開きます。
ここまでは今までと同じです。
そして、「その他の貼り付けオプション」欄にある四つのボタンのうち、一番左のボタンを選択します。
または、Ctrl+Alt+vキーを押して「形式を選択して貼り付け」ダイアログを表示します。
「書式」を選択してOKボタンをクリックします。
なお、「書式貼り付け」は、この他にももう一つ方法があります。
「ホーム」タブの「書式のコピー/貼り付け」ボタンでもできます。
まず、基にするセルを選択します。 そして、「書式のコピー/貼り付け」ボタンを押します。
そして、ペースト先のセルを選択します。
今までの操作とは違って、ボタンをクリックするのはコピーの時だけです。
注意して使ってくださいね。
次は数式貼り付けについてです。
書式はそのままで、すでに使った数式をコピーして再利用したいときに使います。
「数式貼り付け」の操作方法について説明します。
基にするセルをコピーし、ペースト先のセルを選択し、「貼り付け」オプションを開きます。
そして、「貼り付け」欄の上段のあるつのボタンのうち、左から二つ目のボタンを選択します。
または、Ctrl+Alt+vキーを押して「形式を選択して貼り付け」ダイアログの中の「数式」を選択してOKボタンをクリックします。
なお、%表記や桁区切り等、数式の計算結果の表示形式も貼り付けたい場合もあると思います。
その際は、「数式」ボタンの横にある「数式と数値の書式」ボタンや、「形式を選択して貼り付け」ダイアログの中の「数式と数値の書式」を使用しましょう。
ここで、数式貼り付けの使用について、注意しなければならないことを二つお話しします。
一つ目は、数式内に別のセルへの参照が含まれている場合、参照形式に従って自動的に参照先が変更されてしまうことです。
元のセルが参照したセルと同じ配置のセルを自動的に参照して数式にしてしまうということです。
二つ目は、ベタ打ちの値を「数式貼り付け」で貼り付けると、値がそのままペーストされてしまうことです。
セル一つでコピペを行う場合は特に問題がないと思います。
範囲内にベタ打ちのセルが無いことを確認して行ってくださいね。
次は除算貼り付けについてです。
入力済みの数値を、任意の値で除算して上書きするときに使います。
「除」とは、わり算を意味します。
わり算をして、数字を小さくすることだと考えてください。
例えば、会社の売り上げが二百八十七万千円だとしましょう。
これをそのまま表にすると「2,871,000」というように表示されますね。
一円単位で表示するとパッと見た時に数値がわからず、見づらいです。
除算貼り付けで1000分の一の表示にすれば、2,871と表示することができます。
今回は見やすさを実感していただきたいので、表を使って「除算貼り付け」の操作方法のついて説明します。
まず、適当なセルに除算する数値、例えば1000や1000000などを入力してコピーします。
この時、データベースの部分と、数値の部分を一つ以上空けることを忘れないでくださいね。
そして、単位を変更したいセル、もしくは、セルの範囲を選択します。
次に、Ctrl+Alt+vキーを押して「形式を選択して貼り付け」ダイアログの中の「値」と、「除算」を選択してOKボタンをクリックします。
データベースの外に、単位を書いておくといいですよ。
除算貼り付けで除算する数値を変更したときは、単位を変えるのも忘れないでください。
なお、計算に利用した、数値は削除しても構いません。
最後にお勧めする貼り付けは、行と列の入れ替えです。
そんなのコピペでできるの?と思う方もいると思います。
縦方向に並んだデータを横方向に並べ替える、または、横方向に並んだデータを縦方向に並べ替えるときに使います。
違う角度から物事を見ると、新たな発見が生まれることってありますよね。
知らなくても困らないけど、知ると使えるコピペを最後に紹介します。
行と列を入れ替えるには、対象のセル範囲をコピーして、「形式を選択して貼り付け」ダイアログを表示します。
ここまで何度もこの行程を通っているので、もうこれは簡単ですね。
説明を省略します。
ダイアログの中の、「行列を入れ替える」オプションにチェックを入れて、OKボタンをクリックします。
たったこれだけで、行と列を入れ替えることができました。
コピーする範囲に表のタイトルは入れずに、データ部分だけコピーするようにしてください
データ部分のみコピーしてください。
これらのことを頭に入れて、是非データの分析の際などに活用してみてくださいね。

 相対参照・絶対参照

次に相対参照、絶対参照について説明します。
これらをきちんと理解することで、エクセルを思い通りに使いこなすことができます。
エクセルを使うときには、数式が必須だと思います。
「相対参照」を使うと、ペースト先のセルに応じて、数式内のセルの参照先が変化します。
例えば、セルI2には、「=G2H2」と入力されています。
このI2をI3にコピーしたとします。
相対参照でコピーすると、セルI3には「=G3
H3」と入力されます。
一方、「絶対参照」を使うと、ペースト先のセルに関わらず、数式内のセルの参照先は常に一定になります。
絶対参照にするには、数式の中に「$」を入れるだけです。
例えば、この表の中から、「ロングパンツ」の売り上げに着目して、このような表を作ったとしましょう。
ロングパンツの単価は7000円ですが、あえて表の外に出しました。
セルR6には売上金額の合計が入るので、Q2*Q6の数式を入力します。
その下のセルR7は、Q2*Q7ですよね。
この時、R列の数式の始まりは全てセルQ2です。
このような場合、セルQ2を絶対参照にします。
具体的は、セルR6に「$Q$2*Q6」と入力します。
また、列や行のみの絶対参照もできます。
「$Q2」と打てば、Q列が固定されます。
「Q$2」と打てば、2行目が固定されます。
この、絶対参照は、全ての計算で共通して使用する、固定値・固定範囲に使うと便利です。
直接「$」を打ち込んでもいいですが、参照形式を変更したい部分を選択し、F4キーを押すと、「$」が入ります。
そのままF4キーを押し続けると、「$」が移動して、セル、行、列…どこを固定するのか選択することができますよ。
この参照形式の他に、「複合参照」というものもあります。
「複合参照」は、数式に表すと、「$D5*E$4」など、片方は列、片方は行を固定する参照方式のことです。
行と列に計算の基準になる値を並べ、交差した部分の計算結果を表示するのに便利です。
このような表を作るときには是非活用してください。

オートフィル機能

次はオートフィル機能について説明します。
これは、マウス操作だけで簡単に行えて、使用頻度も高いと思いますよ。
これを覚えると、1,2,3、…や、5,10,15など、定数を刻む連番を入力できます。
また、同じ数式や書式を列全体にコピー、複製することができます。
オートフィル機能を使うには、初めに「基になるセル」が必要になります。
試しに、この名簿を使って上から社員番号を振ってみましょう。
一番上の社員番号をa001とします。
次の人をa002としましょう。
数字を打ち込んだ、基になるセルを二つ作れば後は簡単です。
この、二つのセルを両方とも選択します。
セルの右下の隅の部分、ここをフィルハンドル部分といいますが、これをした方向にドラッグします。
数字を入力したい所までドラッグして、マウスから指を離せば完了です。
今度は、数式や書式をコピーしてみましょう。
この表の売上金額はオートフィルを使って入力しました。
どのようにやったかお見せしましょう。
どのように作ったか、やって見せましょう。
売上金額の一番上のセルに数式を打ち込みます。
これが、先ほどでいう、基になるセルです。
同じように、セルの右下のフィルハンドル部分をドラッグしましょう。
数式がコピーされ、計算結果が表示されます。
このように数式内のセル参照も自動で変更されています。
オートフィルを普通に行うと、書式とデータの両方がコピーされます。
書式のみをコピーしたい、または書式はコピーしたくないという場合もあると思います。
その場合は、オートフィル後にオプションメニューをクリックして、「書式のみコピー(フィル)」や、「書式なしコピー(フィル)」を選択してください。
ここからは、オートフィルの応用です。
オートフィル機能を活用すると、年月日と曜日も一瞬で入力できます。
基になるセルとして、一日だけ日付を打ち込みます。 今までと同様にフィルハンドル部分をドラッグしてください。
これで完成です。
連続した年月日や曜日を入力したいときは使ってみてください。
おまけで、月末の日付を入力する方法もお伝えしましょう。
月の最終日、例えば1月31日と打ち込みます。
先ほどと同じようにフィルハンドル部分をドラッグします。
これだと、連続した日付になると思います。
ここで、オートフィルオプションの「連続データ(月単位)」を選択します。
これで、各月の最終日が入力されましたね。
決済など、毎月日付が決まっているものはこのように入力すると便利です。
もうひとつおまけで、オートフィルの便利機能を紹介しましょう。
先ほど少しお話したように、オートフィルは書式のみをコピーすることができます。
この機能を使い、セルの背景色を一行ごとに変え、見やすい表に作り替えてみましょう。
背景色を付けた行と、付けていない行の両方を選択します。
ここから今まで同様に、ドラッグしてオプションを開きます。
「書式のみコピー(フィル)」を選択します。
書式のみがコピーされ、見やすい表になりました。
今の方法だと、表の数値も変化してしまい、びっくりした方がいるかもしれません。
左マウスでドラッグすると今のようになります。
右マウスでドラッグすると、コピーする前に、オプションが自動で選択できます。
オートフィル機能、マウスだけで簡単な操作ですので、是非覚えてください。

セルの挿入・削除

次は、セルの挿入と削除について説明します。
表を作っていて、あとからセルを付け足したくなること、ありますよね。
エクセルでは、一つのセルの挿入はもちろん、複数のセルや、行や列全体を挿入することもできます。
まず、一つのセルの挿入についてです。
セルを挿入したい位置にあるセルを右クリックします。
挿入を選択します。
セル挿入のダイアログボックスが表示されるので、挿入したい位置にあるセルを移動する方向を選択します。
OKボタンをクリックします。
選択したセルの上に新しいセルが挿入されます。
今度は、複数のセルを挿入してみましょう。
まず、挿入したい部分にある、複数のセルを選択します。
ここからは先ほどと同じです。
右クリックをして、挿入方向を選択してOKです。
簡単ですね。
次は、行単位でセルを挿入してみましょう。
新しく行を挿入したい場所の行番号を右クリックします。
挿入を選択します。
この場合、今みたいに選択した行の上に新たな行が挿入されます。
次は、列単位でセルを挿入してみましょう。
先ほどと同様に、新しく列を挿入したい場所の列番号をクリックします。
挿入を選択します。
選択した列の左に新たな列が挿入されます。
行や列の挿入に関しては、行番号と列番号を選択しなくてもできます。
一つのセルを右クリックし、コンテキストメニューから挿入を選択します。
選択肢に、行全体と列全体があるのでここからでも挿入することができます。
また、複数の行や列を挿入することもできます。
挿入する行番号、または列番号をドラッグして選択します。
選択した範囲内を右クリックして挿入を選択します。
すると、選択したのと同じ分の行が選択部分の行の上にできます。
列の場合は、選択部分の列の左側にできます。
これで挿入は完璧です。 次は削除について説明します。
削除についても、一つのセルはもちろん、複数のセルや、行や列全体を削除することができます。
挿入を覚えれば、削除は簡単です。 実際にやってみましょう。
まず、一つのセルの削除についてです。
削除したいセルを右クリックします。
削除を選択します。
削除ダイアログボックスが表示されるので、削除したセルを埋める方法を選択します。
OKボタンをクリックします。
選択したセルが削除されると同時に、削除された位置セルが移動してきます。
セルを埋める方法については、場面に合わせて適切な方法を選択してくださいね。
今度は、複数のセルを削除してみましょう。
まず、削除したい部分にある、複数のセルを選択します。
ここからは先ほどと同じです。
このまま右クリックで削除を選択して、削除します。
簡単ですね。
次は行単位でセルを削除してみましょう。
行を削除したい場所の行番号を右クリックします。
削除を選択します。
すると、選択した行の下に位置していた全ての行が繰り上がります。
次は、列単位でセルを削除してみましょう。
先ほどと同様に、列を削除したい場所の列番号をクリックします。
削除を選択します。
選択した列の右側の全ての列が、削除した分だけ左側に移動します。
行や列の削除に関しても、挿入と同じように行番号と列番号を選択せず、削除できます。
一つのセルを右クリックし、コンテキストメニューから削除を選択します。
行全体とや列全体を選べば、削除されます。
挿入同様、複数の行や列を削除することもできます。
削除する行番号、または列番号をドラッグして選択し、選択した範囲内を右クリックして削除を選択します。
選択した範囲の行が削除されると同時に、下の全ての行が上に移動します。
列の場合は、選択部分の右側の全ての列が左方向に移動します。
これで、セルの挿入、削除は完璧です。

入力規則

次は、入力規則機能について説明します。
データ入力に伴い、セルに文字を入力することがあると思います。
しかし、手で入力するので、入力ミスが起こることがあります。
また、エクセルファイルを複数の人で共有し、皆がデータを入力できる場合を想像してください。
例えばエクセルと入力する際に、カタカナのエクセル、全角のExcel、半角のExcelなど、入力する人によって表記の仕方が変わることがあります。
どれも間違いではないのですが、この細かな違いによって、エクセルの良さを生かせなくなります。
同じものとして集計したくても、同じものとして判断されず、集計ミスが起こることが予想されます。
エクセルではそれらを防ぐために、入力者に文字を入力させるのではなく、リストの中から選ばせるようにすることができるのです。
では、入力規則機能の操作方法について説明します。
表の中の商品分類でやってみましょう。
入力規則を設定したいセル範囲を選択します。
「データ」タブの「データの入力規則」をクリックします。
「入力値の種類」で、「リスト」を選択します。
「元の値」にリストとして表記したい値をカンマで区切って入力します。
今回は、ボトムス、アウター、トップスの三つを入力します。
全角の「、(とうてん)」だと認識してもらえないので注意してください。
入力を終えたら、「OK」ボタンをクリックします。
これで、入力規則機能を使うことができますよ。
入力規則機能を解除したい時もあると思います。
それについても説明しましょう。
データの入力規則を解除するには、「データの入力規則」ダイアログの左下にある「すべてクリア」ボタンをクリックします。
これで解除されます。
解除したい部分のセルをすべて選択しないと解除されませんので注意してください。

文字や数値の入力

次に、文字や数値を入力する際の基本についてお話します。
エクセルでは、初期設定として、文字は左揃え、数値は右揃えになるようになっています。
どのように設定しなおしても構いませんが、このような表があるとすると、数値と項目の並びは揃えたほうが良いです。
なぜかというと、縦に並んだ項目が見やすくなるからです。
それでは、その設定の変更方法について説明します。
まず、文字が入力されているセル範囲を選択します。
次に「ホーム」タブの「左揃え」をクリックします。
これで終了です。
列全体を変更する場合は、列番号を選択して同じ操作をしてください。
次に、複数セルをまたいだ中央揃えについても説明します。
先ほどの手順の中で、「中央揃え」を選択します。
すると、セル内で文字が真ん中に配置されます。
セル内の文字配置については、用途によって使い分けてみてください。
ここで、よくやりがちな中央揃えについて補足でお話をします。
たとえば、先ほど提示したこの表です。
このように、表の上部に、表の幅に合わせ、いくつかのセルにまたがって文字を入力したい時、ありませんか。
この時、セルを結合して、中央揃えにする場合、表のコピーが思い通りにいかなかったり、行や列を挿入する際に面倒だったりします。
したがって、セルを結合して中央揃えはお勧めしません。
「選択範囲内で中央」という機能を使うことをお勧めします。
この操作方法について説明します。
文字を中央に表示したいセル範囲を選択します。
「ホーム」タブの「配置の設定」をクリックします。
「セルの書式設定」ダイアログが表示されるので、「配置」タブを選択します。
「横位置」に「選択範囲内で中央」を選択し、「OK」ボタンをクリックします。
すると、セルを結合して中央揃えしたのと同じように、文字が選択範囲内の中央に表示されます。
ちなみに、元の状態に戻すには、文字を入力したセルを選択し、「ホーム」タブの「右揃え」か、「左揃え」をクリックします。
また、今は横書きの文字についてお話ししました。
縦書きの場合は、今の方法は使えません。
文字を中央ぞろえしたいセル範囲を選択し、「セルを結合して中央ぞろえ」をクリックします。
そうすると中央表示にすることができます。
次に、文字の折り返しについて説明します。
一つのセルに収まるような文字数にならず、このようにはみ出て表示されてしまうことがありませんか?
こうなってしまうと、どこのセルにこの文字が入力されているのか分かりにくいです。
また読みづらくもなってしまいます。
これを解決する方法として、折り返しをお勧めします。
では、折り返しの操作方法を説明します。
折り返して表示したいセルを選択します。
「ホームタブ」の「折り返して全体を表示する」を選択します。
これで、セルの幅はそのままで文字が折り返され、見やすくなりました。

さて、ここまでは、表を作る際に使える機能について主に説明してきました。
今までの機能を使えると、大分エクセルを使いこなせていると思います。
ここからは表などを作った後に、使える機能を紹介していきます。

見出しセル固定

まず、見出しセルの固定について説明します。
表を作っていくと縦や横にどんどん長くなりますよね。
情報が多ければ多いほどそうなります。
そんな時に使ってほしいのが見出しセルの固定です。
表を確認するときに下や横にスクロールしていくと見出しセルが隠れてしまいます。
こうなると、表示されているデータがどの項目なのか、把握しづらくなります。
エクセルではこの項目を固定して常に表示するようにできるのです。
操作方法を説明します。
例えば、この表の中で、一番上の1行目全てを常に表示したいとしましょう。
スクロールした時に見えなくなってもよい範囲の左上、この表の場合、セルA2を選択します。
「表示」タブの、「ウィンドウ枠の固定」の中の、「ウィンドウ枠の固定」をクリックします。
これで固定されたはずです。
動かして確認してみましょう。
今は、行だけを固定しましたが、列だけ、もしくは列と行の両方固定したい場合についても同じやり方です。
見えなくなって良い範囲の左上を選択して、同じ手順を踏んでください。
固定を解除したい場合は、「表示」タブの「ウィンドウ枠の固定」の中の「ウィンドウ枠固定の解除」をクリックします。
ちなみに、印刷するときに、ページの先頭に常に見出しを表示させることもできます。
「ページレイアウト」タブ内の、「印刷タイトル」を選択します。
「タイトル行」と「タイトル列」が入力できるようになっています。
クリックしたり、ドラッグして範囲を指定したりしてください。
さらに印刷プレビューで確認してから印刷すると完璧です。

検索と置換

次に、検索と置換について説明します。
これは、文字列を探したり、置き換えたりする機能です。
全てのデータを人の目でチェックし直すのはとても大変です。
この機能を使うことで、早く正確に作業を進めることができます。
では、操作方法について説明します。
まず、「検索」からやってみましょう。
「ホーム」タブの「編集」の中の「検索と選択」をクリックします。
「検索」を選択します。
シートの中で探したい文字を入力します。
「すべて検索」のボタンをクリックすると、どこのセルに検索した文字があるのかがすべて表示されます。
左下にはセルがいくつあったか、表示されています。
「次を検索」ボタンをクリックすると、検索したセルをエクセルが囲んで教えてくれます。
また、「オプション」ボタンをクリックすると、「検索場所」「検索方向」「検索対象」などの細かな設定をすることができます。
BOOKやシートなど検索の範囲を指定したり、列ごとに左から、行ごとに上からなど検索の順番を指定したり、数式・値・コメントなど対象を絞ったりすることができます。
うまく検索できない場合は、ここのオプションの設定を変えてみるとよいですよ。
次は「置換」をしてみましょう。
例えば、名簿の中の名前に間違いがあったとします。
和香菜を若菜に修正してみましょう。
先ほどと同じように、「ホーム」タブの「編集」の中の「検索と選択」をクリックします。
「置換」を選択します。
「検索する文字列」に修正前の文字列を入力します。
「置換後の文字列」に修正後の文字列を入力します。
「全て置換」をクリックと、全ての文字列が自動で訂正されます。
一つ一つを検索したり、修正したりすると時間がかかりますが、これは数秒でおわります。
活用してみてください。

重複の削除

次に、「重複の削除」について説明します。
たくさんのデータを扱っていて、データを切り貼りして作った表の場合、情報が重複してしまうことがあります。
この重複を見つけてくれる機能です。
この表の中の3行目と4行目、15行目と16行目に、重複しているデータがあります。
操作方法を説明します。
まず、「データ」タブの中の、「データツール」をクリックします。
「重複の削除」をクリックします。
すると、「重複の削除」ダイアログボックスが表示されます。
今回は、全てのデータが一致している場合のみ、重複していると見なしたいので、「すべて選択」をクリックします。
ちなみに、項目ごとにチェックを外して、「重複」の条件を変えることもできます。
重複の条件を入力し終えたら、「OK」ボタンをクリックします。
このように表示されます。
「OK」ボタンをクリックして終えてください。
表を作り終えた後にこのようにチェックする癖をつけると、ミスが防げます。

トレース

次に「トレース」について説明します。
セルに入力されている数式の正誤をチェックする作業で活躍する機能です。
まず、方法から説明しましょう。
初めに、数式が入力されているセルを選択します。
「数式」タブ内の「参照元のトレース」をクリックします。
すると、青色のトレース矢印が表示されます。
青丸は、元にしたセルを表します。
トレース機能の良さはここからです。
同じような計算を行っている複数のセルの参照関係を同時に表示するとミスが発見できます。
数式の数値だけではわかりずらいですが、トレース矢印を表示していくと一目瞭然です。
セルI5が明らかに違う矢印になっていますね。
今回の間違え方は不自然です。
しかし、数式をコピーしたり、行や列を挿入したり、削除したりした際にこのようなミスはよく起こります。
数式を入力した後は、トレース機能を利用して、確認作業を楽にこなしてください。
また、確認後は、「数式」タブの「トレース矢印の削除」をクリックして不要な矢印を削除することも忘れないでください。
補足ですが、「参照元のトレース」は、Alt+M+Pで、「トレース矢印の削除」は、Alt+M+Aでも行うことができます。
また、「参照元のトレース」の反対の役割をもつ、「参照先のトレース」もあります。
これは、特定のセルの値を使って計算しているセルを確認することができます。
特に、絶対参照形式で利用した値が、思った通りに使われているかどうかをチェックする際に使うとよいです。
ロングパンツ売り上げを例に、参照先のトレースを実行してみましょう。
売上金額が全てセルP3を参照していることがわかります。
このように参照元のセルが見えることで、ミスを発見することができます。

条件付き書式

次に、「条件付き書式」について説明します。
この機能は、指定した条件を満たすセルの書式のみを設定変更できるものです。
注目すべきデータや、入力ミスと考えられるところを素早く見つけることができます。
複数の条件を設定して、その条件に優先順位を付けることもできます。
では実際にいくつかの条件付き書式を活用してみましょう。
まず初めに、ある数値よりも値が大きいセルを強調してみます。
「売上金額が5万より大きい」という条件を設定し、その条件を満たすセルの書式を変更してみましょう。
条件付き書式を設定したいセル範囲を選択します。
それから、「ホーム」タブの「条件付き書式」から、「セルの強調表示ルール」をクリックします。
「指定の値より大きい」をクリックします。
値に、「50000」を指定します。
書式の設定を行います。
いくつかある中から選択することもできますし、ユーザー設定の書式で自分の好みに設定することもできます。
今回は、選択肢から、「濃い赤の文字、明るい赤の背景」を指定します。
するとこのように売り上げ5万より大きいの部分だけが強調されました。
次は、データの平均値よりも上の値のセルを強調してみましょう。
先ほどと同じように、条件付き書式を設定したいセル範囲を選択します。
それから、「ホーム」タブの「条件付き書式」から、「上位/下位ルール」をクリックします。
「平均より上」をクリックします。
書式の設定を行います。
今回も先ほどの書式と同じものにしましょう。
すると、平均値が自動計算され、平均値よりも上のセルだけが強調されました。
みなさんが数式を入力する必要はありません。
簡単で便利な機能ですね。
さて、ここまで二つの条件付き書式の機能を紹介しました。
これらは、セルの値に応じて、セルの書式を変更するという基本的な使い方でした。
この、セルの値というのは、実は数値だけではありません。
条件付き書式のルール設定項目の中にある「新しいルール」を選択すると、「エラー値のあるセル」や「特定の関数式を満たすセル」などについても条件として設定できます。
では試しに、エラー値のあるセルを強調してみましょう。
セル範囲を選択し、「ホーム」タブの「条件付き書式」から「新しいルール」をクリックします。
「指定の値を含むセルだけを書式設定」を選択します。
ルール内容の対象から、「エラー」を選択します。
「書式」ボタンをクリックして、書式を設定します。
今回は赤で塗りつぶすことにしましょう。
書式設定後、「OK」ボタンを押します。
この、新しいルールについては自分でいろいろと組み合わせることができます。
マイナスにはならないのになっているセルや、数値が必ず入るべきなのに入っていないセルなどについて、条件に指定し、強調することもできます。
エクセルの使用目的に合わせて、条件付き書式を工夫して使ってみましょう。

並べ替え

次に、並べ替えについて説明します。
データを一覧にまとめた場合、データの表示順序を変更することで、表の見やすさが大きく変わります。
並べ替えをマスターすることで、データの関連性や特徴が捉えやすくなります。
この表は、日付順に並んでいます。
試しにこれを、社員番号順に並び替えてみましょう。
まず、並べ替えの基準となる列の見出しのセルを選択します。
今は「社員番号」を選択します。
そして、「データ」タブの、「昇順に並べ替え」ボタンをクリックします。
すると、a003から、a047まで自動で並べ替えができました。
こうすると、個人ごとの売り上げがわかりやすくなりますね。
このように日付ごとだとわからなかったことが見えてきます。
もし大きい数から小さい数に並べ替えたければ、先ほどの画面で「降順に並べ変え」ボタンをクリックすればよいです。
今度は、自分で条件を設定して並び替えてみましょう。
例えば、商品ごとに売り上げを見たいとしましょう。
商品名のセルを対象に並べ替えをしてみます。
まず、「データ」タブの「並べ替え」ボタンをクリックして、「並べ替え」ダイアログを表示します。
次に「最優先されるキー」の所で、「商品名」を選択します。
「並べ替えのキー」はそのまま「セルの値」です。
「順序」は自分で入力する必要があります。
「ユーザー設定のリスト」を選択します。
「リストの項目」というところに、並べ替えたい順にこのように文字列を入力します。
入力が終わったら「追加」をクリックします。
「OK」をクリックして元の画面に戻ります。
「順序」のところに入力したものが反映されているのを確認して、「OK」をクリックします。
すると、このように商品名ごとに自動で並べ替えができました。
それぞれの商品をだれが一番売っているのかが少し見えてきました。
商品名ごとのなかでも、売った数量が多い人から順に並んでいるともっとわかりやすいのに、と思いますよね。
実は、商品名ごとに並び替え、その中で数量ごとに並べ替えもできるのです。
先ほどの、「並び替えダイアログ」の中で、「レベルの追加」ボタンをクリックしてみましょう。
すると、「次に優先されるキー」という欄が出てきます。
ここで、「数量」を選択し、「順序」を「降順」にしましょう。
「OK」ボタンをクリックすると、このようになります。
最初の表と同じデータですが、並べ替えることによってぐっとみやすくなりますね。
データの内容、読み取りたいことに合わせて是非活用してください。
並べ替えの前に、元のデータをしっかり残しておくことを忘れないでください。
表のつくり方によっては元に戻せないことがありますので注意です。
また、今回のように表に見出しがある場合はこの手順でよいです。
見出しがない場合は、「並べ替え」ダイアログ右上の、「先頭行のデータを見出しとして使用する」のチェックを外してください。

グループ化

さて、次は「グループ化」について説明します。
例えば、毎月の売り上げを一つのシートにまとめていったとします。
このように、どんどん下に長くなりますね。
毎月の細かな数字はいいから、普段は月の売り上げだけ見たい、そんなときはグループ化が使えます。
まず、グループ化したい範囲を選択します。
「データ」タブを開き、「グループ化」をクリックし、さらに「グループ化」をクリックします。
すると「グループ化」ダイアログが出てきます。
今回は行をまとめて、グループにしたいので、「行」を選択し、「OK」ボタンをクリックします。
すると、グループ化された範囲にこのような表示が出ます。
マイナスのボタンを押すと、グループ化を閉じることができます。
二月分も同様にやってみましょう。
これで、普段は各月の決算のみ見れるようになり、すっきりしました。
データが多くなった場合、必要に応じてこのように情報の量を変えられるようにしておくとよいですね。
グループ化を解除したいときは「データ」タブの「グループ化解除」をクリックし、さらに「グループ化解除」をクリックし、行か列を選択します。
また、今回のように集計単位ごとに範囲を選択し、グループ化する場合は問題ありません。
しかし二つの範囲を続けてグループ化してしまうと、全部がつながってグループにされてしまいますので注意してください。

フィルター

次に、情報の量をコントロールする、という意味で似た機能をもう一つ紹介しましょう。
「フィルター」という機能です。
これは、たくさんのデータの中から特定の条件を満たすデータだけを表示することができます。
条件に合致しないデータを一時的に非表示にできるのです。
試しに、この表を使って、札幌支店のデータのみ表示してみましょう。
まず、フィルターを設定する表の中のセルを選択します。
「データ」タブの「フィルター」をクリックします。
見出し列に表示された「▼」ボタンをクリックし、抽出したい項目にチェックを付けます。
今回は「支店」の列で、「札幌」を指定します。
条件を入れたら「OK」ボタンをクリックします。
すると、このように抽出されたデータのみ表示されます。
絞り込んだ後は、行番号が青くなり、スキップされていることがわかります。
データはなくなったわけではなく、存在しています。
いつでも元に戻せるので心配しないでくださいね。
また、より細かな条件を設定してデータを抽出することもできます。
例えば、売上金額の中からトップテンを抽出してみましょう。
今までと同じように、「データ」タブの「フィルター」をクリックし、売上金額の「▼」ボタンをクリックします。
「数値フィルター」の中の、「トップテン」をクリックします。
「トップテンオートフィルター」ダイアログの中で左から、「上位」「10」「項目」を選択します。
「OK」ボタンをクリックすると、自動で抽出されます。
難しい式などを入力する必要がないので便利です。
今までの操作の過程で、いろいろな条件を付けられることが分かったと思います。
きっとあなたに必要な項目も見つかるはずですよ。
さて、このフィルター機能についての注意点をいくつかお話します。
まず、フィルター機能を使って抽出されたデータの合計を計算に使う場合です。
操作した表をそのまま使い、SUM関数やCOUNT関数などで集計しようとすると非表示になっているデータも集計されます。
このように、改めて別の場所に数値をコピーしたうえで計算するとよいです。
また、今回は詳しく触れませんが関数を使うという方法もあります。
自分に合う方法を選択して下さい。
それから、もう一つの注意点ですが、フィルターを使う範囲内に空白のセルがある場合です。
今回は、空白がなかったので、表の中のセルを選択しただけでした。
空白のセルがある場合は、自分で範囲を選択してから行ってくださいね。

ピボットテーブル

最後に紹介するのは、「ピボットテーブル」です。
データにはいろいろな形があります。
縦軸と横軸があり、二つが交わるセルにデータを入力する集計法のことを「クロス集計」と言います。
クロス集計はデータ分析を行う際に身に付けておきたいテクニックの一つです。
時間と労力をかけると、この表を作ることはできますが、エクセルでも簡単にクロス集計表を作ることができます。
このクロス集計表を作成する機能をピボットテーブルと呼びます。
ピボットテーブルを活用するには、正しい表を準備する必要があります。
正しい表の条件は二つあります。
一つは、表の一行目に見出しを入れることです。
空欄があるとエラーになりますので注意してください。
二つ目は数値や日付をエクセルが正しく読めるように整えることです。
一つのセルの中に、数値と単位が一緒に入力されていたり、日付と時間の間に余計な文字列が入力されていたりするとダメです。
不要な文字は、置換の機能を使って削除したり、半角に置き換えたりしてください。
では、操作方法を説明します。
分析したい表の中にカーソルを移動し、「挿入」タブの「ピボットテーブル」をクリックします。
「ピボットテーブルの作成」ダイアログが表示されます。
「テーブルまたは範囲を選択」の部分で、正しい範囲が選択されていることを確認しましょう
「OK」ボタンをクリックします。
すると、新しいシートに「ピボットテーブルのフィールド」が画面右側に表示されます。
試しに、「商品名」をドラッグして「行」に指定します。
「数量」をドラッグして「値」に指定します。
すると、それぞれの商品がどれだけ売れたのかがわかる集計表が完成しました。
ロングパンツとダウンの売り上げ数が多いことがわかりますね。
基本はこのように使います。
簡単にクロス集計表ができます。便利ですよね。
さて、ピボットテーブルの良い所は、別角度から集計・分析を容易にできることです。
また別の切り口で集計してみましょう。
「商品名」を「列」へ、「氏名」を「行」へ、「数量」を「値」へそれぞれドラッグします。
すると今度は、「誰が、何を、どれだけ売ったのか」がわかる表ができました。
この表を切り口を変えて分析したい場合は、クロス集計表をクリックし、「ピボットテーブルのフィールド」を表示します。
例えば、「氏名」ではなく、「支店」ごとに集計をしたいとします。
「行」の「氏名」をクリックし、「フィールドの削除」を選択します。
そして、今度は「支店」を「行」にドラッグします。
すると支店ごとに何をどれだけ売り上げたかがわかる表になりました。
このように、ピボットテーブルを上手に使ってデータの分析に役立ててみてください。

おわりに

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また、次のレッスンとしてグラフの作成方法についての動画も配信する予定です。
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それでは、次のレッスンでお会いしましょう。